你用目前的工作方式来做事，事情却多得做不完。你已排好事情的轻重缓急，你已做了规划，你已把工作分派出去，你已试过聚焦重点。下一个挑战领域就是提高你的效率，花较少时间仍可把工作做得很好。

究竟哪一种策略最适合，因人而异，也因情况而不同。但我身为时间管理教练，与我合作的客户都必须用较少时间来完成较多工作，结果我发现了五种策略，即使只采用其中一种，也可以每周节省数小时。

厘清真正的期望 你承担重大任务时，应该和任何关键的利害关系人讨论他们对你的期望。也许他们需要一份PPT简报，也可能不需要；也许他们需要你把工作做到A+的程度，或者B+就可以了。也许他们需要完整的全盘计划，或只是初步的草案就行。

我协助的一位时间管理客户在金融业工作，当他明白在某些情况下，只需要足够资讯可做出同意或否决的决定即可，这就为他省下了好几天的工作。并非所有情况都需要进行深入的完整分析。

厘清真正需要的东西和需要做到什么程度，你就可以在决定要做什么和实际执行方面，省下好几个小时。

重复使用以前的材料 重复使用和再度使用以前完成的材料，在不同情况下可为你节省的时间也不同，这取决于你的具体职责。但你应尽可能复制、粘贴和编辑。可重复使用的包括电子邮件、简报内容、训练课程、提案，以及与你将要传达的内容很相似的几乎所有其他类型的活动。

事实证明，我指导的客户要是必须做简报或教学，这个策略最有帮助。如果你的时间紧迫，应努力克制想要完全更新或大幅修改材料的冲动，而应使用既有的东西来节省时间，制作出最佳内容。顶尖的演讲人往往一再发表同样的内容，因为熟能生巧。

制作范本和检查清单 要加速完成例行工作项目的处理速度，不妨制作或找出一些可使用的范本或检查清单。例如，我有一份电子邮件范本，每年填写一次，连同我的年终税务资讯发给我的会计师。每月一次，我会查看按月结算的财务资料清单。

你可能需要范本的活动包括：汇整制作周报、简报内容或会议议程。此外你可能会发现，检查清单很适合用于每周规划、一对一会议，或其他重复性的活动。范本和检查清单都能让你花较少时间完成工作，因为你不必花时间去记该做什么，或决定下一步要做什么。

你可以把这些范本和检查清单保存在较复杂的系统中，但我发现，通常只需要把它们记录在一个Word文档中就够了。

采用对话方式 你也许可以通过口头分享你已经做完的事情，来节省时间，这取决于你需要完成的是什么工作。例如，也许要求你研究某个主题。你可以做个笔记，然后在一对一会议中说明你的发现，这也许就能在较短时间内达成你的目的，不必撰写正式的报告。

如果你必须沟通说明的是较抽象的概念，像是设计，这个策略也很有效。我指导的一位客户发现，通过谈话或画出她的想法，能够更快速向建筑师沟通说明她的想法，远比试图把想法写下来沟通更快得多。

界定工作的时间范围 最后一点，在较短时间内仍可把工作做好的一个策略，就是事先决定要花多少时间在某项任务或部分任务上，然后严守时间。例如，如果你通常在研究阶段投入过多时间，就应告诉自己：必须在一至两小时之后停止研究。或者，你若是很难构思出初步草案，不妨预先决定，你要花多少时间写出一些内容。

设定时间，并不能保证你一定可以在规定时间内完成工作。但这绝对能协助你专注于重点。而且，事先决定要投入多少时间，有助于让帕金森定律（Parkinson's Law）对你有利，这个定律指出，工作会不断扩展，直到用尽设定的工作时间。

我们都有自己的局限，所以我无法保证一切工作都可使用上述策略来完成。但你要是确实采用这些技巧，就可以用较少时间完成较多工作。